جعبه ابزار برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
حال و اوضاع خوب، اتفاقی ایجاد نمی‌شود؛ ساخته میشود!
فرق افراد موفق و خوشحال با بقیه چیه؟
افراد موفق اختیار زندگی‌شون رو به‌عهده گرفتن و خودشون برای خودشون برنامه‌ریزی کردند.
شما هم اگر میخواهید وضعیت زندگی و کار بهتری داشته باشید، ما همه ابزارهایش را در یک پکیج برایتان آماده کرده‌ایم.
جعبه ابزار برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
محتویات پکیج جعبه ابزار برنامه‌ریزی و مدیریت زمان :
جعبه ابزار برنامه‌ریزی و مدیریت زمان ، شامل ۵ محصول مختلف، در راستای برنامه‌ریزی و رسیدن به اهداف و برنامه‌ها است.
با تهیه این جعبه ابزار، گزیده‌ای از بهترین محصولات را با تخفیفی عالی، دریافت خواهید کرد که شامل موارد زیر است:
۱ – کتاب «نقشه راه توسعه فردی»
۲ – دوره اینترنتی «معجون مدیریت زمان»
۳ – کتاب «چرا مدیریت زمان جواب نمی‌دهد؟»
۴ – نقشه سال ۱۳۹۹ مدیران ایران
۵ – هرم مدیریت زمان
مزایای جعبه ابزار برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
کامل و همه‌جانبه بودن
ما ۲ کتاب، یک نقشه سال، یک هرم و یک دوره آموزشی آنلاین تقدیم‌تان میکنیم و اینها تقریباً همه چیزهایی است که برای برنامه‌ریزی نیاز است.
کاربردی و موثر
نقشه سال، ابزاری است که از سال ۹۲ بصورت مستمر در حال تولید است و همیشه با استقبال خوب مدیران محترم مواجه شده است. بخش‌هایی از کتاب‌ها، بصورت کتاب کار می‌باشند و کاملاً عملی. و هرم مدیریت زمان، ابزاری است که مدیریت زمان را به شکلی دیداری به شما یادآوری میکند.
نوآورانه
همه این محصولات، توسط مجموعه «مدیران ایران» تولید شده و حتی مواردی مانند «هرم مدیریت زمان» ، گواهی ثبت patent دارد.
قیمت مناسب
اگر بخواهید فقط در یک کلاس مرتبط با موضوع برنامه‌ریزی و مدیریت زمان شرکت کنید، حداقل ۴۵۰ هزار تومان باید هزینه کنید. ولی با تهیه این پکیج، با قیمتی مناسب، ۵ محصول عالی را دریافت خواهید کرد.
آنلاین + آفلاین
بلافاصله بعد از تهیه این جعبه ابزار، بخشی از محصولات که بصورت دانلودی هستند، تقدیم‌تان می‌شوند و در اولین روز کاری، بخش‌های فیزیکی برایتان پست میشود.
ارسال رایگان
ضمانت بازگشت وجه
دیگران چه می‌گویند؟
اولین کتابی که در سال ۹۸ خواندم، کتاب «چرا مدیریت زمان جواب نمی‌دهد» بود و مثل این بود که یک برادر بزرگتر می‌خواهد چیزهایی که باید در مورد مدیریت زمان بدانم را به‌دور از کلی‌گویی و بدون نقاب، به من بگوید. در یک کلام: عالی بود.
اگر بخوام به شخصی فقط یک کتاب مدیریت زمان معرفی کنم، گزینه‌ای بهتر از کتاب شاهین شاکری نمی‌شناسم. کتابی بسیار خلاصه و بدون اضافه‌گویی که متمرکز هست روی کاربردی‌ترین راهکارها.
اولین باری که هرم مدیریت زمان را دیدم، فکر نمی‌کردم این ابزار ساده، انقدر کاربردی باشد ولی برای من که خیلی خوب و تاثیرگذار بود. مرسی از شاهین عزیز بابت این نوآوری اش.
برای دوستانی که تا آخر فروردین ۹۹ این جعبه ابزار فوق‌العاده را تهیه میکنند، دو هدیه هم در نظر گرفته‌ایم:
۱ – یک‌عدد دیگر از نقشه سال مدیران ایران
۲ – فایل صوتی کتاب «چرا مدیریت زمان جواب نمی‌دهد» با صدای نویسنده کتاب (شاهین شاکری)
کافیست دکمه « تهیه جعبه ابزار برنامه‌ریزی » را بزنید و این محصول را به سبد خریدتان اضافه کنید.
سپس وارد سبدتان شوید و با تکمیل مشخصات فردی و پرداخت آنلاین، سفارشتان را تکمیل بفرمایید.
قیمت تک‌تک این محصولات، ۱۸۲ هزار تومان است. ولی برای تهیه این پکیج ویژه، کافیست ۱۳۹ هزارتومان بپردازید.
البته قطعاً ارزش زندگی برنامه‌ریزی‌شده و بهره‌وری کاری که با مدیریت زمان پیش می‌رود، خـــــیلــــــــی زیاد است.
ما این محصول فوق العاده را که حاصل سالها تجربه و مطالعات فراوان می باشد، به شما پیشنهاد می کنیم.
و چون از اثربخشی و کیفیت آن اطمینان داریم، آن را ضمانت می کنیم.
بنابراین شما از روز خرید، تا سه ماه بعد فرصت دارید که این محصول را بررسی و از آن استفاده بفرمایید و اگر از آن ناراضی بودید، مبلغ پرداختی را از ما پس بگیرید !
ابزار برنامه‌ریزی استراتژیک
محتوای رسانه های اجتماعی خود را با راهنمایی تقویم و الگوی مفید، مدیریت و برنامه ریزی کنید.
- ابزارهای مدیریتی, ابزار تک صفحه ای
۷ لایه استراتژی در عمل
با یک نگاه متوجه شوید چه فرایندی متولی دارد یا ندارد …
تصور کنید چقدر خوب می‌شد به راحتی بتوانید در یک فایل به صورت یکپارچه کلیه شبکه های اجتماعی و محتواها و زمان انتشار آنها را مدیریت کنید
با این ابزار رایگان به راحتی تیم بازاریابی و شبکه های اجتماعی خود را مدیریت کنید.
با این ابزار رویدادهای مهم و کمپین های تبلیغاتی خود را مدیریت و هماهنگ کنید.
منظور از ابزار تک صفحه ای چیست؟
ابزاری خلاصه و کاربردی که مدیران در رده های مختلف میتوانند از آن استفاده کنن. با توجه به اینکه بسیار از مدیران درگیر اسناد و مدارکی می شوند که اثربخشی زیادی ندارد، این ابزارها میتوانند دید اولیه و خوبی رای مدیران ایجاد کنن و راهنمای خوبی باشند تا در ادامه مسیر قوی تر و عمیق تر به موضوع پرداخته شود.
مزایای ابزار استراتژی ۷ ابزار برنامه‌ریزی لایه
- افزایش هماهنگی و مشارکت تیمهای مختلف
- برنامه ریزی یکپارچه رویدادهای مهم و کمپین ها
- افزایش بهره وری
- شفاف بودن وظایف و اقدامات هر یک از تیمهای بازاریابی
اگر بیش از یک نفر پاسخگو باشد؛ یعنی هیچ‌کس پاسخگو نیست!
وقتی جدول پاسخگوئی فرآیند خودتان را ابزار برنامه‌ریزی کامل کردید، از هر بخش یک نفر را جمع کنید که با یک فرآیند خاص درگیر است؛ شامل تعدادی مشتری که تحت تأثیر فرآیند هستند (اگر ممکن است). با استفاده از یادداشت‌های رنگی برای نمایش هر بخش (برای فروش رنگ سبز، حسابداری آبی و…)، جزئیات مراحل و نقاط تصمیم را به عنوان فرآیندی طراحی کنید که هم‌اکنون در حال انجام است. سپس به عقب برگردید و ساده‌سازی فرآیند را آغاز کنید، مراحل اضافه را حذف کنید و موانع را بردارید.
مهم این است که به عنوان ابزار برنامه‌ریزی طراحی فصلی فرآیند، هر ۹۰ روز یک‌بار، یک فرآیند را بازنگری و بررسی کنید. این فرآیندها شبیه به راهروی صندوق خانه یا گاراژ از زوائد پاک می‌شوند و نیازمند پاک‌سازی مستمر هستند. با وجود ۴-۹ فرآیند که هر یک از آن ها تقریباً هر ۱۲-۲۴ماه یک بار مورد بررسی قرار میگیرند، ادامه کار شرکت شما بدون مشکل خواهد بود.
رسانه های اجتماعی خود را با راهنمای تقویم و الگوی مفید مدیریت و برنامه ریزی کنید
معرفی ابزارهای برنامه ریزی وظایف روزانه
دانشکده مدیریت دانشگاه تهران – شما در ابزار برنامه‌ریزی طول روز وظایفی را بر عهده دارید که بعضی از آنها مربوط به موقعیت شغلی شما بوده و برخی به زندگی شخصی شما مرتبط است. اگر اقتضائات کاری شما به شکلی است که وظایف زیادی در طول روز بر عهده لازم است تا از برنامه ریزی و نیز ابزارهای تسهیل گر برنامه ریزی غافل نشوید.
مثلاً جایگاه شغلی مسئول دفتر معمولاً تعداد کارهای خرد زیادی را در طول روز به همراه دارد که بدون بهره گیری از ابزارهای برنامه ریزی وظیفه ای انجام همه آنها و فراموش نکردنشان بسیار سخت است.
در این مطلب در دو بخش قصد دارم تا به معرفی ۸ راه بپردازم که میتواند برای مدیریت وظایف به کمک شما آید. بخش دوم را از اینجا بخوانید.
همانطور که میدانید برنامه ریزی موجب افزایش بهره وری میشود. اما نظر به نوع وظایف و رویکرد شخص به هر وظیفه باید نسبت به انتخاب یک روش یا متد برنامه ریزی اقدام کرد.
انتخاب روش مناسب برای مدیریت وظایف یا کارها
برای انتخاب روش مناسب برنامه ریزی باید متدهای هر روش برنامه ریزی را بررسی کرده و بر اساس مدل رفتاری، ذهنی و کاری خود یک روش برنامه ریزی متناسب را انتخاب و بکار گیرید. همچنین استفاده از هر کدام از روش ها و کسب تجربه میتواند بهترین روش انتخاب متد برنامه ریزی باشد.
۱– روش “لیست خرید فروشگاه”
روش لیست خرید فروشگاه روشی است که شما معمولاً برای خرید از آن استفاده میکنید. به این ترتیب که قبلاً با توجه به نیازمندی ها، لیستی از موارد مورد نیاز را مینویسید تا در زمان خرید چیزی از قلم نیفتند. برای برنامه ریزی وظیفه ای هم این روش به این صورت است که شما وظایف روزانه خود را یادداشت و ثبت میکنید و با مرور آن در طول روز از انجام همه آنها مطمئن میشوید.
برای این روش برنامه ریزی، نرم افزارهای گوشی همراه زیادی وجود دارد که به راحتی میتوانید آنها را بر روی گوشی خود نصب کرده و فرایند ثبت، یادآوری و انجام وظیفه ها را در آن به آسانی انجام دهید..
این برنامه برای افرادی که باید تعداد زیادی کارهای خٌرد انجام دهند مناسب است. در مقابل اگر شما نیاز به مدیریت وظایف کم اهمیت نسبت به وظایف مهم دارید این روش برنامه ریزی برای شما مناسب نیست.
مزیت های این روش: ساده بودن در استفاده و تنظیمات
معایب این روش: عدم توانایی تفکیک اهمیت میان هر وظیفه
۲– روش Getting Things Done) GTD)
روش مدیریت وظیفه، که کتابی هم با همین نام وجود دارد سیستمی است که اولین بار آقای David Allen آن را معرفی کرد. این سیستم در عین سادگی به شما امکان ایجاد زیر لیست ها و چند ابزار مدیریت کارها را در اختیار میگذارد.
اکثر برنامه های GTD دارای قابلیت ضبط فایل هستند که میتواند امکان بسیار مفیدی برای آغاز یک پروژه باشد. همچنین بعضی از برنامه های GTD دارای تقویم های پیشرفته هستند که شما میتوانید وظایف و پروژه های خود را با تاریخ های مربوط به آن نشاندار کنید.
نکته دیگر در مورد برنامه های GTD این است که این نرم افزارها بطور کلی بر اساس دسکتاپ طراحی شده بودند و استفاده از آنها بر روی گوشی های هوشمند سخت بود گرچه هم اینک تعداد زیادی از نرم افزارهای GTD از جمله برنامه OmniFocus به راحتی برای گوشی های همراه توسعه داده شده اند.
مزایای روش GTD : هر مرحله از یک کار را تا انتها ردیابی میکند.
معایب روش GTD: این برنامه ها ممکن است کمی گیج کننده باشند.
۳– Text Editor Method
ویراشگرهای متنی مدت زیادی است که به عنوان یک ابزار برنامه ریزی مورد استفاده قرار میگیرد. در واقع emacs دارای ابزار مدیریت کاری است که مبتنی بر متن است. این ویراستار به شما این امکان را میدهد که کارهایی را که در برنامه دارید کنترل کنید و از کار در قالب یک نرم افزار دسته بندی کننده آزاد شوید.
در تصویر مدل استفاده متنی در برنامه ریزی کارها که یک فرمت جهانی است برای استفاده آمده است. این فرمت را در Todo.txt و Today.txt که از محبوب ترین ها هستند پیاده سازی و استفاده کنید.
با Todo.txt میتوانید شرح هر وظیفه را در یک خط و در قالب یک متن ایجاد کنید. این خط الویت بندی شده و میتواند با پروژه مربوطه برچسب گذاری شود. برای ایجاد لیست های مختلف فقط یک فایل متنی ایجاد کنید. همچنین میتوانید این روش برنامه ریزی را به راحتی در بخش یادداشت گوشی هوشمند خود پیاده سازی کنید.
مزایای روش Text Editor: استفاده از یک ویرایشگر متن، یک راه ساده و رایگان برای مدیریت وظایف شماست. شما می توانید با استفاده از برنامه هایی که با آن آشنا هستید گردش کار خود را تنظیم کنید.
معایب روش Text Editor: این روش بیش از حد ساده بوده و نیازمند سازماندهی و راه اندازی شماست.
شما در طول روز وظایفی را بر عهده دارید که بعضی از آنها مربوط به موقعیت شغلی شما بوده و برخی به زندگی شخصی شما مرتبط است. اگر اقتضائات کاری شما به شکلی است که وظایف زیادی در طول روز برعهده دارید لازم است تا از ابزار برنامه ریزی و نیز ابزارهای تسهیل گر برنامه ریزی غافل نشوید.
مثلاً جایگاه شغلی مسئول دفتر معمولاً تعداد کارهای خرد زیادی را در طول روز به همراه دارد که بدون بهره گیری از ابزارهای برنامه ریزی وظیفه ای انجام همه آنها و فراموش نکردنشان بسیار سخت است.
در این مطلب در دو بخش قصد دارم تا به معرفی ۸ ابزار برنامه ریزی بپردازم که میتواند برای مدیریت وظایف به کمک شما آید. بخش اول را از اینجا بخوانید.
همانطور که میدانید برنامه ریزی موجب افزایش بهره وری میشود. اما نظر به نوع وظایف و رویکرد شخص به هر وظیفه باید نسبت به انتخاب یک روش یا متد برنامه ریزی اقدام کرد.
انتخاب ابزار برنامه ریزی برای مدیریت وظایف یا کارها
برای انتخاب روش مناسب برنامه ریزی باید متدهای هر روش برنامه ریزی را بررسی کرده و بر اساس مدل رفتاری، ذهنی و کاری خود یک روش برنامه ریزی متناسب را انتخاب و بکار گیرید. همچنین استفاده از هر کدام از روش ها و کسب تجربه میتواند بهترین روش انتخاب متد برنامه ریزی باشد.
۴– روش Kanban
استفاده از یک جدول و تکه های کاغذ که به آسانی یک ابزار برنامه ریزی در اختیار میگذارد نیز یکی دیگر از ابزارهای برنامه ریزی به حساب می آید. اما کانبان چیست؟ اولین بار شرکت تویوتا از این ابزار برنامه ریزی برای اعلام عمومی کارهای در صف انجام، کارهای در حال انجام و کارهای انجام شده استفاده نمود. همانطور که در تصویر مشخص است باید سه ردیف از TO DO ، DOING ، DONE آماده نمود و کارهای هر بخش را به شکل یک یادداشت در هر ردیف اضافه و جابجا نمود. علاوه بر سادگی این روش برای هر فرد، فایده دیگر روش کانبان این است که میتواند به شکل یک تابلو در معرض دید افراد مختلف قرار گیرد. بنابراین به عنوان مثال، روش کانبان برای واحدهای هسته ای سازمان مثل واحد بازاریابی و فروش میتواند مورد استفاده قرار گیرد.
جالب است بدانید که برنامه هایی مثل Trello و LeanKit در حقیقت از الگوی کانبان استفاده کرده اند. گرچه در Trello امکانات ویژه ای وجود دارد که آن را از کانبان ساده متمایز میکند اما باید اصالت را با Kanban داد.
مزایای روش کانبان: کانبان این مزیت را دارد که میتواند همیشه در معرض دید شما و تیم همراه شما باشد.
معایب روش کانبان: کل این روش یک فرایند فیزیکی است و نمیتوان امکانات ابزار برنامه‌ریزی یک نرم افزار را از آن انتظار داشت.
۵– نرم افزار Google Sheets
یکی دیگر از برنامه ها و نرم افزارهای کاربردی مدیریت وظایف نرم افزار Google Sheets است. این برنامه هم مثل سایر برنامه های گوگل یک ابزار قدرتمند و مفید تحت وب است که امکان مدیریت برنامه های فردی و گروهی را در اختیارتان قرار میدهد. با توجه به انعطاف پذیری صفحات و نامحدود بودن ایجاد sheet های مختلف برای پروژه ها و روزهای مختلف این امکان را در اختیار شما قرار میدهد تا با استفاده از شیت ها و ردیف ها به تعریف کارها پرداخته و آنها را کنترل نمایید.
تحت وب بودن گوگل شیت نیز این امکان را در اختیار شما قرار میدهد که با کامپیوتر شخصی و تلفن هوشمند و نیز از هر نقطه ای آن را مشاهده نمایید. در قسمت Business آن میتوانید دیگر اعضای تیم خود را با اعطای دسترسی برای مشاهده و اضافه نمودن کارهای جدید، شریک کنید.
Google Sheets ابزاری است شبیه نرم افزار Excel که شما میتوانید آن را پر از جداول با تگ های مختلف کنید. گرچه این نرم افزار شبیه به اکسل در اکانت گوگل شماست و تغییرات اعمالی شما آپلود اطلاعاتی است که از هر نقطه ای قابل مشاهده است.
بنابراین از این روش میتوانید در غالب اکسل و Numbers نیز استفاده کنید.
مزایای روش Google Sheets: استفاده آسان و متناسب برای استفاده یک تیم همکار
معایب روش Google Sheets : برنامه ریزی در آن بر اساس یک روش پایه است که شاید جذابیت های زیادی نداشته باشد. به بیان دیگر در پس برنامه های برنامه ریزی جدید همین فرمت محاسباتی قرار دارد.
۶– برنامه های مبتنی بر برنامه ریزی گروهی
همانطور که میدانید برنامه ریزی یک فعالیت صرفاً فردی نیست و استفاده از ابزار برنامه ریزی، بیش از ایجاد مزیت های فردی، برای هدایت و کنترل عملکرد وظیفه ای یک گروه یا تیم مورد استفاده قرار میگیرد. تیم های کاری که با کارهای گوناگون سر و کار دارند که هر کدام از کارها از نظر زمانی بازه های متفاوتی را دارند و همچنین از نظر میزان اهمیت نیز با یکدیگر متفاوتند.
بنابراین وظایف یک تیم دارای ویژگی های زیر هستند:
- کارها از نظر ماهیتی با هم تفاوت دارند.
- زمان انجام کارها دارای force های متفاوتی هستند.
- اهمیت همه کارها یکسان نیستند.
- زنجیره پیوستگی هر کار ممکن است میان افراد و تیم های مختلف پراکنده باشد.
با این وصف ابزارهای برنامه ریزی گروهی امروزه بسیار مورد استفاده قرار میگیرند چرا که علاوه بر پوشش ویژگی هایی که گفته شد، امکان هشدار و اطلاع رسانی کارها را نیز فراهم میکنند. همچنین مدیر کنترل کننده میتواند در هر لحظه میزان فعالیت های هر فرد را رصد کند.
Trello و Asana دو نمونه از این نرم افزارها هستند که با ایجاد لوح های مختلف برای هر فرد میتواند برای برنامه ریزی تیمی مورد استفاده قرار گیرد.
مزایای استفاده از برنامه های مبتنی بر برنامه ریزی گروهی: این برنامه ها تحت وب بوده و نیز یک ابـزار مفید برای مدیریت یک تیم به حساب می آید.
معایب استفاده از برنامه های مبتنی بر برنامه ریزی گروهی: زمانبر بوده و کار با آن ممکن است نیاز به آموزش اولیه برای هر فرد داشته باشد.
۷– استفاده از قلم و کاغذ
آنچه از ابتدا به عنوان ابزار برنامه ریزی مورد استفاده بوده است همین یادداشت کردن کارهای روزانه در یک دفترچه یادداشت ساده یا در یک سررسید و تقویم بود. با این کار نیازی به اتصال اینترنت و یا گوشی و لب تاب ندارید و استفاده شما بسیار راحت و کاربردی است. ممکن است این روش برنامه ریزی با توجه به توسعه ابزارهای برنامه ریزی کنونی بسیار عقب مانده به نظر برسد اما بسیاری از شما میدانید که قلم و نیز نوشتن کارها با دست یک اثر فوق العاده دارد. (به عقیده بسیاری از افراد نوشتن کارها اثری ماوراالطبیعه در جذب خواسته ها و موفقیت دارد.)
البته یادداشت ساده کارها میتواند در Note گوشی های هوشمند نیز صورت بگیرد که شاید در دسترس بودن و امکان Share از مزیت های آن به حساب آید.
مزیت های استفاده از قلم و کاغذ: حیرت انگیز و انرژیک هستند و نیازی به اتصال اینترنت ندارند.
معایب استفاده از قلم و کاغذ: به روز نبوده و بسیاری از امکانات ابزارهای دیجیتال را ندارد.
۸– روش گره زدن یک نخ بر بند انگشت
وقتی یک تصمیم کوتاه مدت گرفته اید که انجام آن نیاز به یادآوری دائمی دارد و یا نیاز به یک یادآوری حیاتی و مهم دارید میتوانید از این روش قدیمی استفاده کنید. به عنوان مثال فرض کنید که فردی برای ترک سیگار برنامه ریزی کرده است. او در زمان برنامه ریزی سرشار از انگیزه های سلامتی بوده و از مضرات سیگار آگاهی کامل داشته است. با استفاده از این روش میتواند یک یادآور پیشِ چشم را دائماً در معرض دید خود نگاه دارد.
همچنین امروزه rubberband هایی وجود دارند که میتوانید آن را دور گوشی همراه خود بیاندازید تا کاری را فراموش نکنید.
مزایای گره زدن نخ بر بند انگشت: ساده ترین راه ممکن برای یادآوری انجام یک کار است.
معایب گره زدن نخ بر بند انگشت: هیچ امکان ویژه ای جز پیش چشم بودن ندارد.
ابزار برنامه ریزی موثر
در مواجهه با ملاقات های بی پایان، وقفه های مکرر و وظایف فوری در آخرین لحظه، شما به راحتی می توانید تمام روز را بدون مشارکت در پیشرفت پروژه ها و اهداف، بگذرانید. به همین دلیل بسیار مهم است بدانیم که چگونه وقت خود را به درستی برنامه ریزی کنیم. ابزار برنامه ریزی موثر برای مدیریت زمان و برنامه ریزی به کار گرفته می شود. ابزارهای برنامه ریزی نیز در برنامه ریزی درست تاثیرگذار هستند.
اهمیت برنامه ریزی
برنامه ریزی، هنر طرح ریزی فعالیت های خود به طوری است که شما بتوانید به اهداف خود برسید و زمانی را که در دسترس شماست را اولویت بندی کنید. هنگامی که برنامه ریزی به طور موثر انجام می شود، به شما کمک می کند تا:
- درک آنچه شما می توانید به واقع با زمان خود به دست آورید.
- اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای انجام وظایف ضروری دارید.
- زمان احتمالی برای “غیر منتظره” ها اضافه کنید.
- اجتناب از مصرف بیش از حد زمانی که شما می توانید اداره کنید.
- به طور پیوسته به اهداف شخصی و حرفه ای خود بپردازید.
- وقت کافی برای خانواده و دوستان، ورزش و سرگرمی داشته باشید.
- تعادل خوب بین کار و زندگی را به دست آورید.
زمان یک منبع است که ما نمی توانیم آن را خریداری کنیم، اما اغلب آن را نادیده می گیریم یا از آن استفاده نمی کنیم. برنامه ریزی به شما کمک می کند تا در مورد ابزار برنامه‌ریزی آنچه که می خواهید در یک روز، هفته یا ماه به دست بیاورید فکر کنید و شما را در مسیری قرار می دهد تا اهداف خود را انجام دهید.
چگونه برای وقت خود برنامه ریزی کنیم
به طور منظم زمان خود را برای انجام برنامه‌های خود برای مثال در ابتدای هر هفته یا ماه تنظیم کنید.
تعدادی از ابزار های برنامه ریزی مختلف برای انتخاب وجود دارند. راه ساده و آسان برای داشتن یک برنامه، استفاده از یک قلم و کاغذ است، زمان خود را با استفاده از ابزار برنامه‌ریزی یک برنامه ریز هفتگی سازمان دهی کنید. مهم‌ترین مسئله در انتخاب ابزار برنامه ریزی شما این است که به شما این امکان را میدهد که داده ها را به سادگی وارد کنید و به شما اجازه میدهد که زمان دقیق (روز / هفته / ماه) را در سطح جزئیات مورد نیاز خود مشاهده کنید.
هنگامی که تصمیم گرفته اید که چه ابزارهایی را میخواهید استفاده کنید، ابزار برنامه ریزی موثر خود را به روش زیر آماده کنید:
1. شناسایی زمان موجود
شروع به ایجاد زمان مورد نظر برای کار خود کنید.
چقدر وقت در کار باید صرف کنید که طراحی کار و اهداف شخصی شما را در زندگی منعکس کند.
2. فعالیت‌های ضروری را برنامه ریزی کنید
سپس، در فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، باید کارهای خوبی انجام دهید. اینها اغلب چیزهایی هستند که در برابر آن ها ارزیابی میشوید.
3. برنامه ریزی فعالیت‌های با اولویت بالا
لیست کارهای خود را مرور کنید و برنامه ها را در فعالیت‌های پراهمیت و فوری و همچنین وظایف تعمیر و نگهداری ضروری که قابل انتقال یا اجتناب نیست، برنامه ریزی کنید.
سعی کنید اینها را برای زمان‌هایی از روز که شما بیشتر انرژی دارید ترتیب دهید. به عنوان مثال، برخی از مردم در صبح بیشتر انرژی میگیرند و در صبح کار میکنند، در حالی که برخی دیگر بعد از ظهر به طور موثرتری تمرکز میکنند.
4. زمان احتمالی را برنامه ریزی کنید
سپس، زمان اضافی برای مقابله با احتمالات و شرایط اضطراری را برنامه ریزی کنید. (اگر این زمان را برنامه ریزی نکنید، موارد اضطراری همچنان اتفاق می‌افتد و شما در نهایت در کار تاخیر میکنید.)
وقفه‌های مکرر میتواند ابزار برنامه‌ریزی زمان شما را بخورد. یادگیری نحوه مدیریت آنها میتواند مقدار زمان احتمالی را که نیاز دارید کنار بگذارید را کاهش دهد. برخی از وقفه ها برای پیش بینی سخت است، اما برخی از جاهای خالی در برنامه شما به شما امکان انعطاف پذیری برای تنظیم مجدد کارها و پاسخ دادن به مسائل مهم را میدهد.
5. زمان احتیاطی را برنامه ریزی کنید
فضایی که شما در برنامه ریز خود جا گذاری کرده اید “زمان اختیاری” است: زمان موجود برای ارائه اولویت‌های خود و دستیابی به اهداف خود. بررسی ابزار برنامه‌ریزی فهرست اولویت‌های کاری و اهداف شخصی و زمان مورد نیاز برای دستیابی به آنها را ارزیابی کنید و آن ها را برنامه ریزی کنید.
6. فعالیت های خود را تحلیل کنید
اگر زمانی که به مرحله پنج رسيديد متوجه شويد که زمان کمی در اختيار شما قرار دارد، لازم است که مراحل دو، سه و چهار را دوباره انجام دهيد و سوال کنيد که تمام وظايفی که وارد کرده ايد کاملا ضروری هستند. ممکن است بعضی از چیزها بتوانند در یک زمان کارآمدتری ترتیب داده شوند یا حل شوند.
یکی از مهم ترین راه هایی که میتوانید موفقیت را ایجاد کنید، افزایش حداکثر اهرمی است که میتوانید با زمان خود به دست آورید. با افزایش تعداد کارهایی که میتوانید با محول کردن کار به افراد دیگر، برون سپاری وظایف کلیدی یا استفاده از تکنولوژی به حداکثر برسانید، حجم کار را افزایش دهید. این به شما کمک میکند تا اهداف خود را به دست آورید.
اگر متوجه شوید که زمان اختیاری شما هنوز محدود است، ممکن است لازم باشد مجددا بخشی از حجم کارتان را بررسی کنید یا کمک بخواهید. از برنامه تازه آماده شده خود به عنوان مدرک تعهدات سنگین خود استفاده کنید.
کاربرگ مربوط به این ابزار از طریق این لینک قابل دریافت می‌باشد.
12 ابزار کاربردی و مفید مدیریت زمان و برنامه ریزی
12 ابزار مدیریت زمان و برنامه ریزی
مدیریت زمان و برنامه ریزی جزء جدایی ناپذیر زندگی افراد موفق (مخصوصا ثروتمندان) است… غیرممکن است شما فرد موفقی را ببینید که اهمیتی به زمانش ندهد. امکان ندارد در زندگی افراد ثروتمند، برنامه ریزی پیدا نکنید.
این یک اصل است که «مدیریت زمان و برنامه ریزی» باید در زندگی تان وجود داشته باشد، اگر میخواهید به اهداف بزرگی دست پیدا کنید؛ زیرا با وجود داشتن انگیزه و آمادگی لازم برای ایجاد تغییرات بزرگ در زندگی، ما معمولا خودمان را درگیر ساده ترین مشغله ها میکنیم و از کار اصلی عقب می افتیم.
در برخی موارد علت مشکلات ما به تعویق انداختن کار و ترس از عملی کردن رویاهایمان نیست؛ بلکه مشکل ما ریشه در محدود بودن سطح افکارمان و… مشکل در مدیریت زمان است.
هر سال از زندگی ما تنها 365 روز (بله…ما از سال کبیسه آگاهیم) دارد و متاسفانه، هیچ کس در این جهان نمیتواند جهت مخالف زمان پیش برود، برگردد به گذشته و دوباره جوان شود.
در حالی که یک فرد مقدار زیادی از زمان در طول سال در اختیار دارد، اما بدون اطلاع از ماهیت واقعی زمان، استفاده از آن در اولویت نخواهد بود. افراد موفق، خیلی خوب و زودتر از عموم مردم به اهمیت مدیریت زمان و برنامه ریزی پی برده اند، برای همین آنها ارزش واقعی لحظات زمان حال را میدانند.
همچنین آنها از این موضوع آگاهند که این که یک سال کامل می تواند در یک چشم بهم زدن به اتمام رسد؛ و در نتیجه، موفقیت و بهره وری خود را تا حد زیادی وابسته به مدیریت زمانِ کارامد میدانند.
همانطور که در مقاله پیشین خواندید، یکی از ترفند ها، شیوه صحیح یادگیری است. شما با یادگیری صحیح، فرصت کمتری را صرف یادگیری و فرصت بیشتری را صرف استفاده از آنچه یادگرفتید خواهید کرد و این یعنی ذخیره کردن زمان برای کارهای مهم ترِ بعدی… خوشبختانه، مدیریت زمان چیزی است که هر یک از ما می توانیم در صورت تمایل براحتی به آن مشرف شویم. تنها راه بهره وری بیشتر دانستن نکات اساسی راجع به مدیریت زمان و توانایی عملی کردن این نکات است.
در این مقاله میخواهیم جعبه ابزاری از 12 ابزار کارآمد برای مدیریت زمان و برنامه ریزی به شما معرفی کنیم؛
هریک از این ابزارآلات را میتوانید در جای مخصوص خود در طول روز از آن استفاده کنید. اما آنچه که مهم است، داشتن این ابزار در جعبه ابزارِ ذهنی تان است.
دیدگاه شما